À la fois outil de communication et dispositif de gestion administrative, l’organigramme constitue une ressource indispensable pour tout dirigeant d’entreprise.
Son rôle premier est de représenter graphiquement la structure ou l’organisation d’une société et ainsi donner de la visibilité au rôle de chaque employé.
Mais à quoi ressemble un organigramme structurel ? Quelle est son utilité ? Comment le concevoir ? Les réponses dans cet article !
Qu'est-ce qu'un organigramme structurel ?
Un organigramme structurel (ou hiérarchique) est une représentation schématique des relations entre les individus d’une entreprise. Ce document fournit des explications sur les liens hiérarchiques et précise le poste exercé par chaque employé au sein des différents services.
Le tableau se présente sous la forme d’une pyramide hiérarchique. Au sommet se trouve le PDG et en dessous, les postes les plus élevés comme les directeurs de département. Au sein de chaque division, il faut classer les chefs de projet, le personnel de niveau intermédiaire, etc. Plus on descend dans le schéma, moins les employés ont de responsabilités.
Outre le diagramme hiérarchique, qui est le choix le plus commun des entreprises classiques, il existe d’autres types d’organigrammes. Par exemple, le modèle divisionnel s’organise par lignes de produits ou par zones géographiques, tandis que le diagramme matriciel s’utilise lorsqu’il y a plus d’un responsable par équipe.
Pourquoi mettre en place un organigramme d’entreprise ?
Il n’y a aucune obligation légale pour une entreprise de mettre en place un organigramme. Toutefois, cet outil de communication facilite grandement la compréhension des relations hiérarchiques au sein d’un établissement.
C’est également un dispositif de gestion de l’entreprise, utile lors d’une restructuration interne par exemple. Le document fournit une vision globale du personnel et permet de visualiser les problèmes d’organisation et de les corriger.
L’organigramme de structure peut servir dans toute sorte de situations comme :
- À l’arrivée d’un nouvel employé : lui permet de se familiariser avec le fonctionnement de la société.
- Avec des clients ou des partenaires en externe : aide à les diriger vers le service adéquat selon leurs besoins spécifiques.
- Lors de la planification d’effectifs : pour mieux cerner les besoins réels de l’entreprise.
- Dans le cadre de la création d’un emploi.
Attention, comme les relations évoluent constamment au sein d’une société, ce document doit être mis à jour régulièrement. Sinon, il perd de sa valeur et de son efficacité.
Quels sont les avantages d’un organigramme structurel ?
Comparé à d’autres modèles, l’organigramme hiérarchique est idéal pour présenter une structure d’entreprise classique telle qu’une PME, un hôtel ou une banque.
L’objectif principal de ce type de schéma ? Retrouver rapidement un poste et un service, une direction ou un département. En un coup d’œil, on repère qui fait quoi et à quel niveau dans l’entreprise.
Voici d’autres avantages que présente un organigramme structurel :
- Mise en forme facile à comprendre.
- Vue d’ensemble sur les postes et l’organisation de l’entreprise.
- Distinction claire des niveaux de compétence et de responsabilité des employés.
- Facilité pour savoir à qui s’adresser lors d’un problème ou d’un projet.
- Motivation du personnel grâce à des perspectives d’évolution claires.
- Sentiment d’appartenance entre les membres d’un même département.
Bien sûr, l’organigramme hiérarchique n’est pas parfait. Il y a quelques inconvénients à ce type d’organisation. Par exemple, le processus de travail peut ralentir à cause des multiples niveaux de validation.
Les employés au bas de la pyramide peuvent se sentir dévalorisés ou sous-estimés. Enfin, s’il y a trop de niveaux hiérarchiques, il peut être difficile de savoir à qui se référer lors d’un problème.
Comment créer son propre organigramme hiérarchique ?
Étapes pour la création d’un organigramme d’entreprise
La conception d’un organigramme professionnel exige du temps et un véritable travail de groupe. Plusieurs étapes sont nécessaires à sa réalisation.
1. Définir son objectif
Avant de créer l’organigramme, il faut déterminer son utilité et sa portée. Pour cela, posez-vous quelques questions.
Est-ce une ressource destinée à informer « qui est qui et qui fait quoi » ou est-ce plutôt un outil pour corriger les problèmes organisationnels dans l’entreprise ? Voulez-vous créer un organigramme pour l’ensemble de la société ou pour un seul département ? Faut-il en faire plusieurs ? Pensez à ce qui répond au mieux à vos besoins.
2. Collecter les informations
Deuxième étape : la collecte d’informations. Cherchez dans votre base de données les informations utiles et nécessaires pour créer votre schéma. N’oubliez pas d’y intégrer la photo des employés, une manière de mettre des noms sur des visages.
3. Faire le choix de l’outil
Il existe plusieurs outils de création de diagrammes disponibles en ligne :
- Canva ;
- PowerPoint ;
- Word avec SmartArt;
- Excel avec Visio ;
- un logiciel spécialisé.
4. Mettre à jour le graphique régulièrement
La situation évolue rapidement dans la plupart des entreprises, que ce soit une PME ou une multinationale. Il faudra donc penser à actualiser les schémas.
Conseils pour créer l’organigramme d’une PME
Un organigramme peut vite paraître trop chargé ou trop brouillon. Au moment de créer le vôtre, pensez à le rendre clair et facile à lire au premier coup d’œil. Évitez la surcharge d’informations ainsi que tout élément superflu. En général, plus la structure est grande, moins le schéma sera détaillé.
Il est primordial d’ajouter toutes les informations pertinentes. Inscrivez les éléments de base comme le nom, le prénom et la photo de la personne ainsi que ses coordonnées et son poste. Si c’est pertinent, n’hésitez pas à ajouter ses spécialités et ses clients.
Attention à bien choisir la taille de votre organigramme. S’il est trop grand, il sera fatigant à lire. N’hésitez pas à créer plusieurs graphiques si besoin, un par département par exemple.
Utilisez les formes et les couleurs à bon escient. Choisissez par exemple la même forme pour les postes de directeurs, une autre pour le personnel de niveau intermédiaire et ainsi de suite. Quant aux couleurs, utilisez-les pour distinguer les différents services ou départements de l’entreprise. Cela facilite la compréhension du schéma.
Enfin, une fois votre tableau terminé, demandez l’avis d’une personne qui connaît bien l’entreprise. Vous saurez ainsi si le document est clair et lisible ou non.
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