Saviez-vous que les notes de frais que vous remboursez à votre salariés DOIVENT apparaître sur leur fiche fiscale 281.10 ?
Notre rôle, chez Co-RH : assurer que les employeurs soient conforme légalement dans leur gestion RH.
Tous les frais que vous remboursez à vos travailleurs doivent apparaître sur la fiche annuelle fiscale 281.10.
⚠️ S’il s’agit d’une facture au nom de votre entreprise, il ne s’agit pas du remboursement d’un frais mais d’une avance – cela ne doit pas apparaître obligatoirement sur la fiche.
⚖️ Les obligations légales en matière de remboursement de frais
Je vous dresse ici un tour d’horizon sur la législation sociale et fiscale au sujet des « frais propres à l’employeur » afin que vous agissiez en toute connaissance de cause.
1. Le principe de frais
Les dépenses exposées par le travailleur pour le compte de son employeur constituent des frais propres et doivent donc être remboursés.
Trois conditions :
Couvrir des dépenses propres à l’employeur
Le travailleur doit effectivement être exposé à ces frais
Avoir un caractère professionnel.
2. Les types de remboursement de frais
Frais réels sur base de justificatifs – les fameuses « Notes de frais ».
Frais forfaitaire « normes sérieuses » – Estimée par le Fisc – A ne pas confondre avec les frais reconnus par l’ONSS ! Nous y retrouvons les frais liés au travail à domicile par exemple.
Frais forfaitaire « Autres critères »
⚠️ Pas de double remboursement !
3. Leur taxation
Ces frais sont exclus de la notion de rémunération de sorte qu’ils sont exonérés des deux familles de taxe d’application sur la rémunération (sociales et fiscales).
Cependant, le SPF Finance demande une obligation supplémentaire afin de vérifier les doubles remboursements : L’apparition sur la fiche fiscale 281.10 de TOUS les frais (inclus les notes de frais sur base de justificatif).
Chaque année, vers le mois de mars, tous les salariés reçoivent de la part de leur employeur via le secrétariat social, la Fiche fiscale 281.10 (.20 pour les indépendants dirigeants d’entreprise tels que certains d’entre vous).
C’est la base pour la déclaration à l’impôt des personnes physiques des revenus professionnels – cette fiche sert de base pour pré-compléter la déclaration.
Tous les paiements qui passent par le traitement des salaires (la fiche de paie) apparait sur cette fiche 281.10 à Si les notes de frais sont traitées via Officient et les fiches de paie, elles seront automatiquement reprises sur la fiche fiscale 281.10 et tout est en ordre.