Les Notes de frais déclarées aux impôts

10 janvier 2025
Saviez-vous que les notes de frais que vous remboursez à votre salariés DOIVENT apparaître sur leur fiche fiscale 281.10 ?
Temps de lecture : 5 min

De quoi ça parle ?

Les obligations concernant les notes de frais

À qui ça s'adresse ?

Aux employeurs

Saviez-vous que les notes de frais que vous remboursez à votre salariés DOIVENT apparaître sur leur fiche fiscale 281.10 ?

Notre rôle, chez Co-RH : assurer que les employeurs soient conforme légalement dans leur gestion RH.

Tous les frais que vous remboursez à vos travailleurs doivent apparaître sur la fiche annuelle fiscale 281.10.

⚠️ S’il s’agit d’une facture au nom de votre entreprise, il ne s’agit pas du remboursement d’un frais mais d’une avance – cela ne doit pas apparaître obligatoirement sur la fiche.

⚖️ Les obligations légales en matière de remboursement de frais

Je vous dresse ici un tour d’horizon sur la législation sociale et fiscale au sujet des « frais propres à l’employeur » afin que vous agissiez en toute connaissance de cause.

1. Le principe de frais

 Les dépenses exposées par le travailleur pour le compte de son employeur constituent des frais propres et doivent donc être remboursés.

 Trois conditions :

  1. Couvrir des dépenses propres à l’employeur

  2. Le travailleur doit effectivement être exposé à ces frais

  3. Avoir un caractère professionnel.

2. Les types de remboursement de frais

  1. Frais réels sur base de justificatifs – les fameuses « Notes de frais ».

  2. Frais forfaitaire « normes sérieuses » – Estimée par le Fisc – A ne pas confondre avec les frais reconnus par l’ONSS ! Nous y retrouvons les frais liés au travail à domicile par exemple.

  3. Frais forfaitaire « Autres critères »

⚠️ Pas de double remboursement !

3. Leur taxation

 Ces frais sont exclus de la notion de rémunération de sorte qu’ils sont exonérés des deux familles de taxe d’application sur la rémunération (sociales et fiscales).

capture d’écran 2025 01 10 123854

Cependant, le SPF Finance demande une obligation supplémentaire afin de vérifier les doubles remboursements : L’apparition sur la fiche fiscale 281.10 de TOUS les frais (inclus les notes de frais sur base de justificatif).

La fiche 281.10

 Chaque année, vers le mois de mars, tous les salariés reçoivent de la part de leur employeur via le secrétariat social, la Fiche fiscale 281.10 (.20 pour les indépendants dirigeants d’entreprise tels que certains d’entre vous).

C’est la base pour la déclaration à l’impôt des personnes physiques des revenus professionnels – cette fiche sert de base pour pré-compléter la déclaration.

Tous les paiements qui passent par le traitement des salaires (la fiche de paie) apparait sur cette fiche 281.10 à Si les notes de frais sont traitées via Officient et les fiches de paie, elles seront automatiquement reprises sur la fiche fiscale 281.10 et tout est en ordre.

valérie coddens rh & vous
Valérie Coddens
Co-fondatrice Co-RH

La mission, l’objectif auquel je tente de contribuer au quotidien, est « contribuer à des relations employeur-collaborateurs gagnant-gagnant »

Après une quinzaine d’année dans le monde des Ressources Humaines, mes expériences diverses et variées, m’ont permis de développé une expertise dans tous les domaines des RH : Du recrutement à la gestion des salaires en passant par le développement des équipes.

Voici d'autres articles qui pourraient vous intéresser :

Une question ou remarque ? Commentez ici ✍🏻

0 Commentaires
Le plus ancien
Le plus récent Le plus populaire
Commentaires en ligne
Afficher tous les commentaires